Päivitetty 1.2.2025
Keräämme Trans ry:n verkkosivujen käyttäjistä vain sen verran tietoja joita tarvitsemme sivuston turvallisuuden sekä toimivuuden takaamiseen.
1. Rekisterin pitäjä
Trans ry
info@transry.fi
www.transry.fi
Y-tunnus: 3144896-7
Postiosoite:
Trans ry
℅ Positiiviset ry
Malminkatu 24 C 33
00100 Helsinki
Rekisterin yhteyshenkilönä toimii hallituksen varapuheenjohtaja Sebastian Sotavalta (info@transry.fi)
2. Rekisterin nimi
Trans ry:n jäsen-, toimittaja- ja sidosryhmärekisteri
3. Rekisteröidyt
- Trans ry:n jäsenet
- Trans ry:n sidosryhmät ja näiden yhteyshenkilöt
- Trans ry:n yhteistyökumppanit ja näiden yhteyshenkilöt
- Trans ry:lle palveluita sekä tavaroita toimittavat tahot sekä näiden yhteyshenkilöt
- Yksityishenkilöt, jotka saavat Trans ry:ltä taloudellisia korvauksia (esimerkiksi mesenaattikampanjan kautta tai matkakorvauksia)
- Trans ry:hyn yhteyttä ottavat tai sateenkaariaiheista uutisoivat median edustajat (esim. toimittajat, kuvaajat, kustantajat, kuvittajat)
- Trans ry:n materiaaleja tilanneet henkilöt ja yhteisöt
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- Asiakastyö
- Vapaaehtoistoiminta
- Jäsenpalvelut
- Jäsenviestintä
- Yhteistyö sidosryhmien välillä
- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
Trans ry:n jäsenrekisteri toimii FloMembers -palvelussa. Jäsentietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa, jonka palveluntarjoaja on Flo Apps Oy.
5. Henkilötietojen säilytysaika ja tallennettavat henkilötiedot
Trans ry järjestää vain yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietoja käsitellään vain niin kauan kuin se käyttötarkoituksen kannalta on tarkoituksenmukaista. Kunnioitamme rekisteröityjen henkilötietojen luottamuksellisuutta.
Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Vanhentuneiden tietojen tarkistus ja poistaminen tehdään puolivuosittain.
Joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä (esimerkiksi kirjanpitolain tositteiden säilytysajat) pidempään kuin edellä on kuvattu. Nämä henkilötiedot poistetaan, kun tälle säilyttämiselle ei ole tarvetta.
Trans ry kerää ja käsittelee tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin henkilötietoja, joita voivat olla seuraavassa ilmoitetut tiedot.
Yksilöintitiedot:
- Juridinen nimi
- Kutsumanimi
- Syntymävuosi
- Yhteystiedot (osoite, sähköposti)
- Jäseniltä: jäsenyystiedot (jäsenlaji, jäsenyyden kesto, jäsenmaksu)
- Pankkiyhteystiedot (pankkitili, verkkolaskutusosoite)
Palvelujen käyttöehdot:
- Luvat ja suostumukset
- Istuntotunnisteet
- Evästiedot
- Lokitiedot
- Isuntotunnisteet
- Ip-osoitteet
Taloudelliset tiedot:
- Lasku- ja maksutapahtumat, sekä -historia
- Lahjoitussummat ja -päivämäärät
- Pankkiliikenteeseen liittyvät tiedot
6. Rekisterin tietolähteet
Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Yhteisöjen ja niiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten internetsivuilta tai julkisista rekistereistä. Palvelujen käyttötietoja voidaan kerätä automaattisen tiedonkeruun keinoin.
7. Tietojen luovutus kolmansille osapuolille
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn erillistä lupaa. Henkilötietoja voidaan siirtää kolmansille osapuolille esimerkiksi postitusta varten. Palveluntarjoajilla ei ole lupaa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa tai luovuttaa niitä eteenpäin, he käsittelevät niitä vain Trans ry:n määrittelemiin tarkoituksiin.
Olemme varmistaneet, että palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti muun muassa seuraavia palveluntarjoajia:
- Flow Apps Oy (uutiskirjeet, jäsenrekisteri)
- Google Forms (kyselyt, ilmoittautumiset)
- Hetzner Cloud (palvelimemme sijaitsevat EU:n sisällä)
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellisissa määrin, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää esimerkiksi Euroopan komission hyväksymien mallilausekkeiden nojalla tai Yhdysvaltoihin vastaanottajille, jotka ovat sitoutuneet EU-US Privacy Shield -järjestelyyn.
Lisätietoja Google Formsin tietosuojaperiaatteista palveluntarjoajan sivuilla löytyy osoitteessa: https://policies.google.com/privacy?hl=fi
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
- pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä
- pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tietojensa käsittelyä
- pyytää oikeutta siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen siten kuin soveltuvassa tietosuojalainsäädännössä on säädetty
- kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot
- tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle.
Jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen suostumuksen peruutusta suoritettuun henkilötietojen käsittelyyn.
Tarkastus-, korjaus- ja kielto-oikeuteen liittyvät yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle osoitteeseen info@transry.fi .
9. Tietojen suojauksen perusteet
Sähköisessä muodossa tallennettujen tietojen palvelinympäristö on palo- ja murtosuojattu ja tarpeen mukaan kahdennettu. Sähköinen aineisto on suojattu palomuureilla, salasanoilla, suojatulla verkkoyhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla.
Emme säilytä henkilötietoja fyysisessä muodossa.
Trans ry:n keräämiä henkilötietoja käsittelevät vain Trans ry:n hallituksen jäsenet. Jäsenrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsittelevät ainoastaan hallituksen nimeämät jäsenvastaavat, puheenjohtajat sekä taloudenhoitaja. Jokaisella käyttäjällä yksilöllinen käyttäjätunnus ja salasana.
Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojasta, ole yhteydessä osoitteseen info@transry.fi